El multitasking no es un buen amigo de la productividad y eficiencia. Frenar y organizarse son algunas de nuestras mejores herramientas

“Las horas del día no me alcanzan”, “Siempre hago mil cosas a la vez”, “Las notificaciones y mensajes me interrumpen todo el tiempo, me cuesta mucho avanzar”. Estas son solo algunas de las frases que se escuchan a diario en el ámbito laboral de la era digital, en la que muchas veces el multitasking parece ser la única opción.

¿Por qué sucede esto? ¿Tiene solución? ¡Claro que sí! Las nuevas tecnologías avanzan a pasos agigantados, amplían los horizontes en ciencias y todo tipo de desarrollos. Multiplican nuestras posibilidades de acción y facilitan infinitos procesos. Y es ahí donde está la clave a la cual debemos aferrarnos: las tecnologías están para ayudarnos.

Hasta hace muy poco tiempo, la mayoría de las personas creía que era imprescindible estar atentas al universo digital y a todas sus notificaciones, segundo a segundo, para no quedar atrás ni perderse de nada. Incluso así lo determinan diversas plataformas, que ponen en valor las respuestas rápidas para el posicionamiento online.

Es cierto que la actualización constante en tecnología y el aprendizaje continuo son trascendentales para poder ir hacia adelante. Pero eso, bajo ningún punto de vista, significa correr tras la tecnología.

Afortunadamente, hoy está cada vez más extendida la idea de que tenemos que aprender a manejar la tecnología de tal forma que sea ella la que esté a nuestro servicio. Porque si eso sucede del modo opuesto, no estamos comprendiendo adecuadamente el propósito de su existencia.

El mundo se halla en constante cambio y evolución. Y parte de esa evolución es aprender a organizarnos para ser capaces de adaptarnos a los cambios, sin por ello vivir tapados de interrupciones que no hacen más que impedirnos vivir el momento presente con plenitud y lograr flujos de trabajo de calidad.

Frenar, priorizar, planificar, optimizar y descansar. Está probado científicamente que una organización adecuada aumenta nuestro bienestar personal y, en consecuencia, la productividad y eficiencia, de modo exponencial.

“¿Qué es el tiempo exactamente? ¿Por qué es importante aprender a gestionarlo?”, preguntó nuestra Chief Culture Officer, Vera Babat, en su podcast “The one about time management for a meaningful life”. Y respondió: “El manejo del tiempo es posiblemente una de las habilidades blandas más importantes: solo haciendo pequeños cambios, nuestro mundo entero puede modificarse radicalmente”.

“Cuando empiezas a reorganizarte y a pensar en cómo vuela el tiempo, puedes tomar un poco de tiempo de algún espacio, no poner tanta atención a actividades que no son trascendentales, y, en cambio, empezar a dedicar ese tiempo a tareas más significativas”, continuó.

Existen cursos y técnicas avanzadas para optimizar el manejo del tiempo, y te recomendamos ampliamente investigar sobre el tema. Para ayudarte en este camino, compartimos un resumen de técnicas de autogestión que aprendimos de primera mano con el Director y COO de Abstracta, Federico Toledo.

Pequeños cambios pueden generar un profundo impacto en nuestra vida. Trabajar con mayor productividad, eficiencia y compromiso, sin correr

En este artículo, te pasamos tips tomados de TestingUy 2019, de la mano de nuestro COO Federico Toledo.

Abstracta Tips

1) ABORDAR PRIORIDADES

a. Establecer objetivos

Para comenzar, elaborar listas de objetivos generales y temporales: anual, mensual y semanal. Pautar tiempos de revisión de cada lista a través de un calendario (Google Calendar por ejemplo).

b. Organizar tiempos

Es recomendable establecer horarios y bloques de actividades en miras de objetivos puntuales. Para lograr el máximo nivel de eficiencia posible, es fundamental agendar tanto los momentos de trabajo, pausas cortas y largas, como los de compromisos personales y descanso.

c. Realizar listas para todo

Este paso se constituye como un antes y un después en la gestión del tiempo. Además de las listas de objetivos generales y temporales mencionadas, recomendamos elaborar tres listas principales. Simples y claras, colocando siempre en la parte superior lo que sea prioritario.

• To do
• Doing
• Done

Hay ocasiones en las que comenzamos con una tarea y, por variabilidad de motivos, la dejamos en pausa e iniciamos otra. Es importante mantener en la lista Doing solo lo estrictamente necesario, para evitar el multitasking y lograr mejores niveles de concentración.

d. Inbox Zero

Realizar una buena gestión del Inbox es fundamental. ¿Cómo hacerlo? Definiendo, mail por mail, si requiere algún tipo de acción y tomando decisiones al respeto: borrar, guardar en alguna plataforma específica, ejecutar la tarea en el momento, enlistar y/o calendarizar son algunas de las posibilidades, que detallamos en la siguiente imagen.

2) REDUCIR EL “RUIDO”

Es prioritario reducir tareas innecesarias y el multitasking, para evitar la sobreproducción y lograr enfocarse en la calidad de las acciones verdaderamente precisas.

Salvo que se estén esperando respuestas puntuales y urgentes, recomendamos silenciar las notificaciones y establecer horarios para chequear el correo electrónico y las plataformas de mensajería. Si no son gestionadas adecuadamente, las notificaciones pueden convertirse en verdaderos enemigos de nuestra concentración y flujos de trabajo de calidad.

Las reuniones, realizadas en persona o de modo virtual, son espacios sumamente enriquecedores. Pero cuando no se requieren grandes intercambios y las cuestiones pueden resolverse a través de otros medios de comunicación, los encuentros se convierten en “ladrones de tiempo” y de creatividad.

Debemos evaluar cada temática y, si nos resulta posible, decidir cuándo es preciso reunirse con alguien de manera sincrónica y cuándo no. Además, determinar si es preciso realizarlo de modo presencial o si se puede recurrir a la virtualidad, para evitar tiempos de transporte y esperas innecesarias.

3) FOCALIZAR

Sin lugar a dudas, abordar nuestras prioridades y reducir el “ruido” nos van a llevar a focalizarnos en nuestros objetivos y propósitos. Nos va a permitir lograr nuestras metas con menos recursos, de manera más eficiente y sin agotamiento, maximizando nuestro potencial e incrementando nuestro nivel de satisfacción personal y profesional.

Una recomendación importante es realizar en primer lugar siempre las tareas más importantes, tal como las acomodamos en nuestra lista “To do”, en orden de prioridad. Así también, bloquear tiempo en el calendario en el cual no tengamos compromisos, con el objetivo de permitirnos espacios para pensar y reflexionar o incluso procrastinar, pero de manera planificada, para luego lograr flujos de trabajo mucho más ricos y continuos.

4) OPTIMIZAR

¿Alguna vez escuchaste hablar sobre el cuello de botella? Son fases de producción más lentas, que pueden retrasar intensamente el avance de un proyecto. Para lograr optimizar una tarea o acción, es imprescindible analizar si tenemos un cuello de botella, identificarlo, y evaluar qué acciones llevar a cabo para poder reenfocar el trabajo y salir de ese lugar incómodo que no nos permite avanzar.

Para ello, es necesario frenar, analizar cómo mejorar, y hasta concretar una reorganización si es necesario. Se puede optar por nuevos métodos para realizar las cosas, como delegar, distribuir trabajo y automatizar todo lo que sea posible.

A continuación, plasmamos un ejemplo de optimización extraída de nuestra participación en TestingUy 2019, con Federico Toledo.

1er paso:

2do paso:

3er paso:

En su podcast, Vera Babat habló de la importancia de “trabajar de una manera en la que estamos concentrados, realmente involucrados en ello y en el tiempo”. “Si hacemos esto, lo que vamos a encontrar es más tiempo y vamos a llenar nuestros días de vida. Y eso es lo que queremos”, finalizó.

Si te quedaste con ganas de más, te invitamos a hacer clic acá y sumergirte en nuestro podcast “The one about time management for a meaningful life”.

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